Om ‘n sorgsentrum van gemiddeld 450 mense (wat insluit ‘n gemiddeld van 100 kinders, van 1 maand tot 18 jaar, asook ‘n gemiddeld van 82 pensioenarisse) effektief te administreer, het ons ‘n rekenaarstelsel in plek. Ons is ook dan die enigste sorgsentrum in Suid-Afrika waar so ‘n stelsel ontwikkel en ge-implimenteer is. Die stelsel beheer en monitor die volgende:
- Registrasie en inname/ontslag van nuwe inwoners
- Alle nuwe inwoners word met aankoms geregistreer op die sisteem met hul persoonlike-, naasbestaande-, mediese-, skoolopleiding- en werksondervinding inligting.
- Vingerafdrukke word geneem van almal vanaf 6 jarige ouderdom
- Daarna word ‘n foto geneem van almal (babas,kleuters,skoolgaande kinders en volwassenes)
- ‘n Kort induksie volg waartydens die reels en regulasies bespreek word
- ‘n Onderhoud word gevoer om die fisiese, psigiese en geestelike behoeftes te bepaal
- Volwasse mans en vroue word dan ingedeel by een van die vele afdelings waar hul dan sal werk en daardeur dan bydra tot hul gratis verblyf en etes
- Daarna word hul na ons klerekas toe gestuur, waar hul dan van die nodige voorsien word
- Die opsigter van die spesifieke area op die plaas sal hul dan kom haal om hul na hul akkomdasie te vergesel, waar hul dan ook van die nodige toiletware en toiletpapier voorsien word.
- Bestuur van etes – Etes(ontbyt,middagete,aandete) word bespreek vir ‘n maand vooruit.
- Dit stel ons instaat om die kombuis te voorsien van getalle waarvoor voorsiening gemaak moet word per ete.
- Broodpakkies word ook gemaak vir die skoolkinders en inwoners wat lang ure buite die plaas werk.
- Voorsiening word ook gemaak vir werkers wat buite die plaas werk en nie in tyd kan wees vir aandete nie. Kos word dan in kosblikke vir hule geskep en gehou totdat hul dit kan kom haal.
- Spesiale etes word ook gemaak vir die kleuterskool kinders in die vorm van ‘n ontbyt 9 uur soggens en ook ‘n lekker middagete om en by 11uur
- Broodpakkies word ook gemaak vir ons inwoners wat die klinieke elke 2de week besoek, wat hul dan saamvat om te eet.
- Akkomdasie allokering en administrasie
- Akkomodasie in die vorm van houthuisies word allokeer volgens gesin grootte
- Elke huisie word voorsien van beddens en beddegoed en deeglik skoon gemaak voor nuwe inwoners intrek
- Maatskaplike gevalle
- Alle ondersteunende dokumentasie met betrekking tot maatskaplike gevalle word ge-liaseer saam met die registrasie dokumente asook aangeteken in die rekenaarsisteem
- Dissipline en aksies
- Alle waarskuwings en aksies word aangeteken op die rekenaar sisteem en ge-liaseer saam met die betrokke inwoner se ander dokumentasie
- Skole en skoolkinders se aktiwiteite en verpligtinge
- Elke skoolgaande kind se vorderingsverslag van die skool word liaseer en aangeteken op ons sisteem
- Inligting rakende die kind se skoolgraad, ouderdom, geslag, skoen en kleregrootte word aangeteken
Dit is maar ‘n paar van die funksies wat tans deur die sisteem bestuur word. Die infasering van ‘n voorradebeheer- en klerekasstelsel word binnekort gedoen op die rekenaarstelsel. Ons is ook besig om met ander sorgsentrums te skakel ivm die uitruil van inligting(deur middel van ons webtuiste).